GESTION DE PARC DE VEHICULES


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La gestion du parc de véhicules représente près de 50% du coût total de détention d'un véhicule.

La gestion des véhicules "à temps".

Les cycles sont pilotés. Direct Fleet alerte ses interlocuteurs sur les différentes échéances importantes : contrôles techniques, entretiens périodiques, fin de contrat de location. Nous coordonnons les commandes ainsi que les restitutions de véhicules avec l'ambition de fluidifier le parc et accélerer les flux pour éviter les surcoûts (loyer, assurance ...).

Direct Fleet attache une attention particulière à la préparation de la restitution des véhicules aux loueurs afin d'éviter les indemnités et les frais de remise en état postérieurs. Un contrôle de la facturation de ces postes est fortement recommandé.

La maîtrise du poste carburants.

Au-delà du choix du partenaire "carburants", l'essentiel de l'optimisation financière du poste qui pèse plus de 20% du coût total d'un véhicule se trouve entre les mains de l'organisation et de ses conducteurs. Direct Fleet apporte un certain nombres d'outils permanents et ponctuels.

Permanents : mise à disposition de cartes carburants qui permettent de limiter la consommation de carburant (ex. interdiction le week-end ou sur certaines zones géographiques ...), mails d'alertes quotidiens sur les ratios de consommation anormaux, reporting mensuel des niveaux de consommation moyens ...

Ponctuels : analyse adhoc de consommation carburant , mise en place d'une démarche de conduite intelligente (éco-responsable) qui peut apporter des réductions du poste essence de près de 20% (information sensibilisation, stages, suivi des consommations).

La gestion des polices et sinistres assurances.

Direct Fleet propose la gestion complète du poste assurance. Déclaration à l'assureur des entrées/sorties de véhicules en respectant un juste timing (impact coût), édtion centralisée des cartes vertes d'assurance et transmission aux utilisateurs, demande de relevé d'assurance, contrôle des cotisations de l'assureur. Nous assurons également une centralisation des dossiers de sinistre avec une coordination conducteur/assureur et un suivi du dossier jusqu'au traitement financier. Réalisation d'un reporting spécifique.

Faciliter l'information des collaborateurs.

Direct Fleet met en place un système d'information vers les collaborateurs directement (conducteurs) ou indirectement (assistantes, relais gestion de parc) concernés.

Formalisation des procédures opérationnelles entre Direct Fleet et l'organisation (qui fait quoi + procédures de commande de véhicule, restitution de véhicule, mise en place d'une fiche annuelle d'état de véhicule, process de réparation, déclaration de sinistre, gestion des PV ...).
Hot-Line gestion avec un numéro d'appel dédié ainsi qu'une adresse mail spécifique pour répondre à l''ensemble des questions que se posent les collaborateurs. Traçabilité de toutes les demandes.

Un contrôle financier performant.

Grâce à l'utilisation d'un progiciel de gestion de parc de véhicules expert, Direct Fleet offre un outil de contrôle opérationnel unique.

La mise en place d'EDI avec les grands fournisseurs nationaux (Loueurs, partenaires carburant), permet l'intégration des données de facturation de nos clients au niveau du véhicule. L'intégration des contrats d'achat permet un contrôle automatique des facturations.

Les collaborateurs financiers peuvent accéder directement et facilement à l'outil de gestion par accès WEB et visualiser le détail des dépenses. L'outil permet également la création de rapports personnalisés ainsi que l'export de fichiers vers les systèmes décisionnels de nos clients.

La gestion "à compte ouvert"

Direct Fleet propose ce service aux proprétaires et loueurs sans option maintenance. Une provision pour charge est versée mensuellement à Direct Fleet . Direct Fleet contrôle et traite directement les factures fournisseurs. Les flux sont visibles et mis à jours quotidiennement dans notre système de gestion de parc. Un bilan détaillé est réalisé annuellement et le solde est crédité/débité. Cette solution apporte souplesse, transparence et économies (traitement des factures).

Les autres services de gestion

Direct Fleet traite les infractions du code de la route selon le process déterminé avec ses clients. Le suivi est assuré dans le logiciel de gestion de parc.
Nous pouvons également, sur demande, éditer les imprimés fiscaux annuels (cerfa).
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